La Charte

Voir le sujet précédent Voir le sujet suivant Aller en bas

La Charte

Message  Aigval le Mar 23 Fév - 21:09

I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES


1. Le nom:
L'Ordre d'Aigval - Équipe de Reconstitution Médiévale Fantastique

2. Le Siège Social:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3. But de l'Association:

Organiser et participer à des rencontres et activités médiévales-fantastiques pour le plaisir et la connaissance

II-LES MEMBRES


4. Catégories de membres

Il y aura quatre catégories de membres; les membres actifs, les membres honoraires, les membres mineurs et les membres fondateurs.

5. Membre actif

Toute personne du Québec intéressée à participer aux activités de l'Association peut devenir membre actif en se conformant aux exigences suivantes:

- Avoir 18 ans et plus
- Accepter d'apporter ses outils et d'en être le seul responsable.
- Accepter de fournir les pièces de vêtements et les armes médiévales demandées par l'Ordre.
- Accepter de travailler gratuitement ou selon entente avec les administrateurs à la poursuite des buts de l'Association.
- Satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le Conseil d'administration, par voie de règlement.

6. Membre honoraire

Le Conseil d'administration pourra en tout temps accepter comme membre honoraire toute personne qui lui semble avoir mérité ce titre. Les membres honoraires n'ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au Conseil d'administration.

7. Membre mineur

- Avoir 16-17 ans avec une autorisation signée des parents

- Avoir entre 0 et 15 ans à condition qu’un adulte ayant la garde légale soit membre actif en règle. Pour toutes activités ou rencontres auxquelles l’enfant désire participer, l’adulte en question doit obligatoirement être présent.
- Les membres mineurs n’ont pas de droit de vote et ne peuvent être élus au Conseil d’administration.
- Accepter d'apporter ses outils et d'en être le seul responsable.
- Accepter de fournir les pièces de vêtements et les armes médiévales demandées par l'Ordre.
- Accepter de travailler gratuitement ou selon entente avec les administrateurs à la poursuite des buts de l'Association.
- Satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le Conseil d'administration, par voie de règlement.

8. Membre fondateur

- Avoir le droit d'assistance et de parole à toutes les réunions du CA sans toutefois avoir droit de vote s'il n'est pas membre de celui-ci.
- Doivent être avisés des réunions du CA.
- Obligatoirement il doit y avoir au moins un membre fondateur aux réunions du CA. Ils ont un rôle de conseiller.

9. Cotisation annuelle

Le Conseil d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle à:

$ 30.00 par adulte
$ 50.00 par couple adulte
$ 5.00 par enfant de 6 à 17 ans (si les parents sont membres)
$ 15.00 jeune de 16-17 ans
$ 15.00 Membre honoraire
Les enfants de 5 ans et moins ne paient aucune cotisation.

10. Cartes de membres

Le Conseil d'administration pourra, s'il le juge à propos, émettredes cartes de membres.

11. Suspension ou expulsion

Le Conseil d'administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de l'Association.

Avant de procéder à la suspension ou à l'expulsion d'un membre, le Conseil doit donner à ce dernier, l'occasion d'être entendu et l'aviser du moment où son cas sera étudié.


III-ASSEMBLÉE DES MEMBRES

12. Assemblée générale annuelle

L'Assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 160 jours qui suivent la date d'expiration de l'exercice financier annuel. Le Conseil d'administration fixe la date, l'heure et le lieu de l'Assemblée.

Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 30 jours avant l'Assemblée. Cet avis de convocation se fera par correspondance normale ou courriel et par une annonce sur le forum internet de l'Association.

13. Assemblée extraordinaire

Le Conseil d'administration ou 50% + 1 des membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, aux lieux, dates et heures qu'ils fixent. Le Secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai minimum de 10 jours aux membres pour cette réunion.
Le Conseil d'administration procède par résolution tandis que le groupe de 50% + 1 membres actifs , ou plus, doit produire une demande écrite par ces mêmes personnes.
Toutes les procédures peuvent se faire par internet via le forum, par courriel et par correspondance régulière.
L'Avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette rencontre.

14. Les ordres du jour

L'Ordre du jour de toute Assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:

- L'acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière Assemblée générale;
- L'approbation du budget;
- L'approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière Assemblée générale;
- L'élection ou la réélection des administrateurs.

L'Ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l'avis de convocation.

15. Le Quorum

Le quorum étant les membres présents.

16. Vote

À une assemblée des membres, les membres actifs présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d'égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres actifs présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le Président de l'Assemblée déclare qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu'une entrée est faite à cet effet dans le procès verbal de l'Assemblée, il s'agit là d'une preuve suffisante de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il soit nécessaire d'établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote ou de scrutin secret, le Président de l'Assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au Président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l'Assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).


IV-LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

17. Nombre d'administrateurs

Le Conseil d'administration compte trois administrateurs. Toutefois, les pouvoirs délégués devront être soumis à l'approbation de l'Assemblée générale convoquée par écrit.

18. Éligibilité

Tout membre actif en règle, a droit de vote et peut être élu au Conseil d'administration. Les membres du Conseil d'administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour l'Association et préalablement approuvées par le Conseil sont remboursables.

19. Durée des fonctions

Le mandat des administrateurs est d’une durée de 3 ans. Les administrateurs sortants peuvent être réélus.

Le mandat des administrateurs doit s’alterner de façon à ce qu’un seul administrateur par année termine son mandat. Les seules exceptions autorisées sont la démission ou le remerciement d’un administrateur la même année qu’un autre administrateur sortant. La durée de chacun des mandats devra être ajustée à la baisse pour certains administrateurs afin de respecter la règle d’alternance.

20. Élection

Il y a élection d'un des membres du Conseil d'administration une fois par année à l'occasion de l'Assemblée générale des membres.

S'il se produit une vacance au cours de l'année, les autres membres du Conseil d'administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle de l'Ordre pour combler cette vacance pour le reste du terme.

21. Devoirs des administrateurs

Le Conseil d'administration est élu pour administrer toutes les affaires de l'Association.
ll se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un Président, un Vice-président et un Secrétaire/trésorier.

Le Conseil d'administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'Association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s'il y a lieu, et adopte les résolutions qui s'imposent, pour réaliser les buts de l'Ordre.

Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu'il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s'engager. Un budget annuel doit être autorisé par l'Assemblée annuelle des membres.

Il détermine les conditions d'admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

22. Réunions du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration tiendra toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l'Association. Deux réunions par année sont par contre obligatoires.

Le Secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le Président, en consultation avec les autres membres du Conseil, fixe la date des assemblées. Si le Président néglige ce devoir, la majorité des membres peut, sur demande écrite au Secrétaire, ordonner la tenue d'une réunion du Conseil et en fixer la date, l'heure et l'endroit ainsi qu'en établir l'Ordre du jour.

L'avis de convocation peut être écrit ou verbal et peut être envoyé par courriel, message personnel sur le forum de l'Ordre ou par courrier normal. Il doit être donné 2 semaines avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d'une renonciation écrite.

Si tous les membres du Conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accord, décréter qu'il y a réunion officielle et l'avis de convocation n'est alors pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de la réunion.

23. Vacance

Il y a vacance dans un Conseil d'administration par suite de:

a. la mort ou la maladie d'un de ses membres
b. la démission par écrit d'un des membres du Conseil
c. l'expulsion d'un membre du Conseil

24. Le quorum du CA

Il y a quorum lorsque tous les membres du Conseil d’administration sont présents.


V-LES DIRIGEANTS

25. Élection

Les dirigeants sont élus lors de la première séance du Conseil d’administration suivant une Assemblée générale

26. Président

Le Président de l'Association, préside toutes les réunions du Conseil d'administration et les Assemblées des membres et il fait partie d'office de tous les autres comités de l'Association.

Il surveille l'exécution des décisions du Conseil d'administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont demandées par les autres membres du Conseil d'administration. Il signe avec le Secrétaire, les documents qui engagent l'Ordre et il s'occupe également des relations publiques et de la promotion.

27. Vice-président

Le Vice-Président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du Président.

28. Secrétaire

Le Secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil d'administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de l'Association avec le Président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l'Association.

Il exerce toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou par le Conseil d'administration

29. Trésorier

Le Trésorier veille à l'administration financière de l'Association, aux chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Il a le droit de signer les chèques comme le Président et le Vice-président. Chaque chèque émis doit obligatoirement comporter deux de ces trois signatures.

Tout chèque payable à l'Ordre doit être déposé au compte de l'Ordre.

30. Rémunération

Aucun membre du Conseil d'administration n'est rémunéré pour ses services.

31. Comités

Le Conseil d'administration peut confier certaines tâches à des comités dont il détermine la composition. Ces comités seront formés dans le but d'aider dans l'organisation d'activités. Ils seront aussitôt dissouts à la fin de l'activité en question.

Le nombre d'administrateurs pourra et devra être modifié selon la quantité de membres et les besoins.


VI-FINANCES

32. Affaires financières

Le Conseil d'administration détermine l'institution financière où le Trésorier effectue les dépôts de l'Association.

33. Exercice financier

L'exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant.

Les livres de l'Ordre devront être mis à jour 30 jours après la fin de chaque exercice financier.

Les livres peuvent être consultés par les membres en tout temps. Par contre vu la distance qui sépare tous les membres ils pourront demander une copie des finances par message personnel sur le forum de l'Association ou par courriel.

Lors des réunions générales le livre des finances sera disponible pour consultation, aux membres qui le demanderont.

34. Modifications aux règlements

Un mois avant l'AGA présenter les propositions de changement.

Le Conseil d'administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu'à la prochaine Assemblée générale annuelle des membres, à moins qu'elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n'est pas approuvée à la majorité des voix durant cette Assemblée générale annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d'être en vigueur.


VII-LES EMPRUNTS

35. Toute demande de crédit ou d’emprunt financier excédant 1000.00 dollars au nom de l’Association devra être préalablement approuvée lors d’une Assemblée générale.

La Charte a été votée à la réunion générale du 21 Février à l'unanimité. Votée à Ste-Julie
avatar
Aigval
Admin

Messages : 36
Date d'inscription : 23/02/2010

http://ordredaigval.forumactif.org

Revenir en haut Aller en bas

Voir le sujet précédent Voir le sujet suivant Revenir en haut

- Sujets similaires

 
Permission de ce forum:
Vous ne pouvez pas répondre aux sujets dans ce forum